Nel corso dell’ultima riunione del 2019 del Consiglio del Sistema è stato approvato il Piano di Comunicazione SNPA 2020-2022.

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Le modalità di elaborazione del Piano di comunicazione

Nell’ambito della Rete “Comunicazione e Informazione” Snpa è stato istituito nel 2018, all’indomani del seminario presso l’isola Polvese, su base di ricognizione volontaria, il gruppo di lavoro dedicato al Piano di comunicazione Snpa che fa riferimento direttamente all’Ufficio di Presidenza del Sistema.

Il GdL era composto da Arpa Fvg (coordinamento); Arpa Toscana e Arpa Calabria (co-coordinamento); Arpa Campania; Arpa Emilia-Romagna; Arpa Lazio; Arpa Liguria; Arpa Lombardia; Arpa Sicilia; Ispra. Ai lavori hanno partecipato anche alcuni direttori generali (indicati in occasione del Consiglio del 4 ottobre 2018) soprattutto nella fase iniziale dei lavori, per la definizione degli Obiettivi Strategici di comunicazione del Sistema. I direttori che hanno assicurato il loro fattivo contributo sono stati: Carlo Emanuele Pepe (Direttore Arpa Liguria); Giancarlo Marchetti (Direttore Arpa Marche); Francesco Vazzana (Direttore Arpa Sicilia); Alessandro Sanna (Direttore Arpa Sardegna).

La costituzione del GdL è stata avviata con l’intento di avviare un percorso condiviso per arrivare a definire una Strategia di comunicazione di sistema, capace di ottimizzare le risorse a disposizione e al contempo di migliorare l’efficacia delle azioni comunicative in essere e future.
Il Piano di comunicazione del Snpa si propone, infatti, di promuovere:
– la reputazione del sistema;
– le conoscenze, le attività e i servizi dedicati alla salvaguardia dell’ambiente, alla
sostenibilità e alla tutela dai rischi ambientali, che il Sistema offre ai propri interlocutori sulla base del Piano triennale delle attività.

La strategia definita nel Piano è orientata all’aumento della reputazione e dell’autorevolezza del Snpa percepita dai vari interlocutori. Nel Piano sono state delineate modalità operative finalizzate a far emergere la “voce” del Snpa rispetto a quelle degli altri competitor.

Metodo e fasi di lavoro per la stesura del Piano

È stato condiviso il metodo di lavoro per la redazione del Piano di comunicazione del Sistema che prevede un orientamento generale volto ad aumentare la reputazione del Snpa tra i vari pubblici target. Fondamentale in tale contesto risulta essere l’”ascolto”, mezzo per monitorare costantemente la propria reputazione. I pubblici diventano dei partner con cui costruire relazioni. La comunicazione deve diventare un elemento costitutivo della cultura del Sistema: non può esserci comunicazione esterna efficace se non c’è un altrettanto efficace comunicazione interna. La redazione del Piano di comunicazione, pertanto, diventa un vero e proprio processo organizzativo che attraversa e modifica il Sistema.

Secondo il metodo individuato le fasi della redazione del Piano sono state:

• l’analisi degli obiettivi strategici del Sistema;
• l’analisi dello scenario;
• la definizione di obiettivi di comunicazione;
• l’individuazione dei pubblici;
• la scelta delle strategie;
• la scelta dei contenuti;
• l’individuazione di azioni e strumenti;
• l’analisi dei risultati.

A partire dall’analisi dei documenti fondamentali del Sistema, ovvero, la Legge 132/2016, il Programma triennale delle attività 2018-20, il Documento istruttorio ai fini della determinazione dei Lepta (parte generale), l’Agenda 2030 per lo Sviluppo Sostenibile è stata individuata una lista di obiettivi operativi del Snpa, finalizzati alle attività di comunicazione, trasposizione degli obiettivi strategici del Sistema. Questa operazione si è resa necessaria per dare concretezza agli obiettivi strategici ed ottenere quelli operativi, indispensabili per l’analisi di scenario successiva.

Si è lavorato in sottogruppi prendendo come riferimento il metodo del card sorting (metodo partecipativo studiato per arrivare a definire raggruppamenti, classificazioni, categorizzazioni di contenuti; un metodo empirico con una tradizione molto lunga e usato in campi diversi delle scienze sociali).

Dopo valutazione/negoziazione dei risultati dei singoli sottogruppi i presenti hanno approvato la definizione dei seguenti Obiettivi operativi del Snpa finalizzati alle attività di comunicazione:

• Conoscere e migliorare la qualità dell’ambiente (OS2.2; OS3.1);
• Applicare la ricerca alla domanda ambientale (OS1.2; OS2.1; OS3.1);
• Garantire l’erogazione di servizi ambientali omogenei (OS1.1; OS2.1; OS3.1);
• Costruire e comunicare l’identità SNPA (OS2.1; OS2.2; OS3.1; OS3.2);
• Consolidare la funzione di supporto tecnico (OS1.2);
• Promuovere la cultura della sostenibilità (OS2.1; OS2.2; OS3.2).

Dopo aver approvato gli Obiettivi operativi è iniziata la seconda fase prevista per la realizzazione del Piano di comunicazione e cioè l’analisi dello scenario.
Tale analisi è stata effettuata per ciascun obiettivo operativo in tre modi:

• analisi del contesto territoriale (geografico, territoriale, socio-economico);
• analisi di settore (posizionamento);
• analisi del contesto organizzativo (caratteristiche distintive dell’organizzazione-analisi SWOT).

Sono stati quindi individuati e condivisi gli obiettivi strategici e operativi di comunicazione:

• Migliorare l’informazione sulla qualità dell’ambiente;
• Informare sui servizi ambientali offerti dal SNPA;
• Promuovere l’identità del SNPA;
• Sviluppare la comunicazione interna del SNPA;
• Diventare leader di settore nella diffusione di dati e informazioni ambientali;
• Promozione della cultura della sostenibilità ambientale;
• Promuovere la ricerca scientifica applicata all’ambiente;
• Contribuire al dibattito nazionale sulle strategie e le azioni in tema di sostenibilità.

Per ogni obiettivo operativo di comunicazione sono stati individuati i pubblici target. La segmentazione è consistita nella suddivisione del pubblico di riferimento in gruppi omogenei e significativi di soggetti da raggiungere con una precisa azione di comunicazione. La segmentazione è necessaria per passare dal livello astratto degli obiettivi (strategici e comunicativi) al livello operativo delle future azioni di comunicazione.

Una volta definiti i pubblici, sono stati individuati, per ciascun obiettivo operativo, i contenuti da trattare, ovvero quali sono i dati/le informazioni/i valori che si intende veicolare nella costruzione dei messaggi in modo coerente rispetto agli obiettivi.

In secondo luogo, sempre per ogni obiettivo operativo, sono stati definiti gli strumenti e le azioni attraverso cui raggiungere i pubblici target. Per strumenti si intendono i vari mezzi attraverso cui raggiungere il pubblici target (per es.: sito web, ufficio stampa, social media, ecc.), mentre le azioni prevedono una serie di attività, da effettuare attraverso gli strumenti stessi individuati, nell’arco temporale di applicazione del Piano di comunicazione (per es.: predisposizione di nuove pagine web, organizzazione di eventi congiunti, ecc.).

Per rendere applicabile sin da subito il Piano di comunicazione, è stato individuato ciò che è già fattibile e misurabile usando in primis gli strumenti già a disposizione (Ambienteinforma, sito web, social) e ipotizzando in un futuro altri strumenti (come ad esempio un portale intranet, progetto strategico che sta alla base di tutte le attività di comunicazione interna del sistema).